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本文来自微信公众号:混沌学园 (ID:hundun-university),作者:孙嘉天 混沌学园课程主任 曾担任大型国有企业集团总部HRD,编辑:混沌商业研究团队,头图来自:视觉中国


每到年底,我们都会思考一个重要问题:如何进行年终汇报?


1. 一次精彩的汇报,可以把全年工作进行深度复盘,充分沉淀经验和思考,给未来指明方向 。


2. 一次混乱的汇报,可能会显得整年工作空洞乏味,言之无物,更让听汇报的人觉得浪费时间。


3. 一个思维很清晰的领导者,可以借助汇报充分展示团队价值,展现创新思路,让公司上下刮目相看。


4. 一个抓不住关键的管理者,可能导致一年辛苦工作全被埋没,让整个团队灰头土脸,劳而无功。


因为工作的缘故,我曾参与过上百次不同类型员工的年终汇报,从中看到了很多管理者的“底层思维”。我发现面对年终汇报,有人选择苦练PPT技术,他们的底层假设可能是“干活的不如写PPT的”;有的人选择演讲技巧,他们的隐含假设可能是“能干的不如会说的”;还有人选择堆砌数据,觉得“没有功劳也有苦劳”;甚至有的人还会提前做工作,因为搞不定汇报的事,那就搞定汇报的人……


但是这些思路真的是合理的吗?我们能否从第一性原理出发,去思考如何汇报呢?


一、拆解年终汇报:看似简单的“复杂系统”


想要做好年终汇报,我们需要首先“远离画面来看画”,抽象地定义这个系统。可能你会说,汇报这个事儿我们年年干,它肯定是个简单系统,因为时间才10分钟,PPT都是现成的,人和事儿都是公司熟悉的,这不是很简单吗?


其实恰恰相反,从系统论的角度来看,汇报系统是一个典型的复杂系统。汇报目的、汇报对象、汇报人、汇报环境之中都存在变量。


第一,汇报目的存在不确定性。汇报工作年年搞,每年目标都不同。相同场地、相同的人,对方想要了解的信息可能是完全不同的。


尤其在最近几年,由于市场环境变化,很多企业领导者渴望了解的是数据背后的团队沉淀、创新思路、趋势洞见,而不是假大空或照本宣科。


越是用往年的套路来应付当年的汇报,与汇报需求的差异度可能就越大。我曾见过一位高管经过长时间精心准备,兴奋地讲完后迎来的不是认可,而是领导层的集体质疑:“你说的这些我们都知道,你能不能讲点我们不了解的?”


第二,汇报对象高度不确定。汇报对象的状态、情绪、目的、时间安排,都有可能导致场面超出预期,特别是汇报对象突然提出的“质询”,更是汇报中的风险。


我看到很多次这样的情况,汇报者正讲在兴头上,大领导突然打断问:“你这个数字背后到底想反映什么?”“你这个观点到底有什么依据?”“你说了这么多到底想反映什么?”——这些本质的问题解释不好,再绚烂的PPT也是白搭。


第三,汇报者本身的不确定性大。年终汇报时间短内容多,很容易因为激动或压力过大而出现各种状态。我就曾经多次看到管理者台下准备充分,一临场的时候就掉链子,把之前准备的精华忘了个干净。


第四,汇报不是孤立地完成一个任务,而是有一定的“较量”色彩,其他部门汇报者的状态、行为,都会直接影响最终的判断。尤其是在“内卷”严重的阶段,不少人想通过一些创新的方法来博眼球,也加剧了博弈的复杂程度。


第五,汇报环境中的不确定性也会影响汇报质量。严格来说,场地、氛围、光线、氧含量、干湿度、电气设备可靠性、汇报的顺序等等,都是充满变数的,过去不乏有汇报者,因设备问题和汇报顺序改变而翻车的先例。


既然汇报是一个充满变化的复杂系统,就不能简单地头疼医头脚疼医脚,不能单纯从经验出发来“直线式思考”,而是要抓住确定性的要素来设计系统结构,从本质出发来完成好年终汇报。


二、什么是好的汇报:一个公司前台的例子


那么什么是好的汇报呢?我先举一个前台汇报的例子,这个岗位大多数的公司都有,前台工作的本质特点是什么?重复。


接打电话、发邮件、准备办公用品、帮忙打印装订材料、预定酒店机票……内容重复很多遍。在此不妨思考一下,如果你是一个公司的前台,该怎么向公司领导展示自己一年的工作价值呢?


我见过一个“平凡”的前台姑娘,她是这样汇报的:首先,将这一年的工作进行了整理,罗列数据之后,快速切到她今年最大的成绩——把公司的差旅报销费用降低了30%。她是如何把差旅成本降了30%的呢?


这件事情让所有人都提起了兴趣,然后她再娓娓道来,展示自己是如何去跟各方面沟通的,背后的思考是什么,虽然汇报的时间有限,但是她把这件事情说到了极致,大家都很满意。但这还没有结束,让大家意外的是,她还有上升提炼的部分。


根据她的统计,她们公司(证券业务)是一个典型的知识密集型行业,所以她做了大量的一站式的服务,节约了大家的时间和精力。专家们不再为那些差旅报销的琐事烦心,有时间集中到业务上。另外她经常要去证交所送一些材料,她很有心地留意监管机构在合规要求上的细节问题,包括如何装订、如何用印、如何签字等等。


这样一来,当一些紧急的重大项目需要提交材料时,这个姑娘总能默默帮助项目团队梳理好材料,及时满足合规要求,省去了多次的往返。这对于一个证券从业机构的重要性不言而喻。能够早一点递交材料,就意味着能够早一天帮助客户成功上市,女孩在细节中给企业带来的价值,让所有参与汇报的人都感到震撼。


我问过她的领导和服务对象,从始至终她都没有说过一句夸大之词,每一个观点背后都有数据支撑,不由得让我对她肃然起敬。


毫无疑问,这是一次平凡而精彩的汇报。反过来说,如果你听到一个前台汇报时不断地告诉你自己是怎么辛苦,强调怎么早来晚走,怎么去维修打印机……你会认可她的价值吗?


三、基于“一”思维的年终汇报思路


我们的岗位差异很大,每个人的业绩、汇报对象也差异很大,光看个别的例子是不足以支撑好汇报工作的,需要进一步提炼成“底层方法论”,指导我们实践。


第一性原理式的思考方式(简称“一”思维),强调从核心问题出发,先回归问题的“一”(即本质认知),再抓住本质制定解决方案,此后还要持续迭代来适应新的变化。


按照“一”思维方法论,做好汇报需要依次回答的问题是:


  1. 问题是什么:我要解决哪类汇报问题;


2. “一”是什么:我对于这次汇报需求的本质理解;


3. 击穿什么:从本质出发,我要将汇报中的哪个点做到极致;


4. 如何击穿:我要如何做才能把这一点“击穿”;


5. 持续迭代:面对变化,我要如何把汇报做得更好,更充分地展示价值。


(以下用一张图展示这个思路)



以上这些问题,并不是汇报人一个人来回答的。而是需要调动整个团队的力量共同思考,回答这些问题的过程,就是凝聚团队,沉淀经验,激发价值的过程。


下面,用我帮助的一些企业同学(均为化名)案例,来解释这个思路如何落地。


四、案例分享:大业务团队的汇报


案例背景:


张进是一个大型企业集团的事业部领导,他领导一个独立核算的创新团队(110人)。今年团队披荆斩棘创造了6个亿收入,但初步核算只有不到3000万的毛利。集团在上级的授意下组建了新班子,新领导第一次听他汇报。公司汇报要按照统一模板来做,任何人都不能有形式上的大突破。


汇报痛点:


张进告诉我,他是从基层一路打拼出来的,按说汇报是很轻松的事。但这次他非常紧张,因为过去都是给老领导、老业务进行汇报。今年是彻底的新班子,也是新业务,他不熟悉新班子特别是新任总经理的特点,不知道这次自己该突出什么。


原来的思路:


张进原本想突出的点,是今年的收入规模,毕竟一个新业务能逆境破局很不容易。他打算把时间放在展示自己是如何按照老领导的嘱托,顽强拼搏、持续奋战完成业绩的;但他很纠结的是,新业务利润比较薄弱,害怕领导提这方面的问题。


基于“一”思维重新设计汇报思路:


1. 问题是什么:我要解决的是年终的部门业务汇报问题。


2. “一”是什么:我给张进的问题很简单,就是这个阶段,作为新任领导班子,到底需要了解什么问题呢?张进反复思索,他说那些数据领导们都有,根本不需要再重复说;他这个部门也不是公司收入的核心;他找的人其他团队也未必能做到;那么站在更高的高度上看,本质需求应该是通过汇报,从全局上了解有哪些创新业务可以支撑战略发展,哪些方法可以让其他团队有效借鉴。


3. 击穿什么:想通了本质需求,我再问他。你真正要击穿的是什么?张进不理解什么叫“击穿”。我说就是你最需要展示给领导的那个亮点到底是什么?他在这个问题上思考了很久,最后断定不是数据,也不是展示“苦劳”,而是揭示背后的沉淀。一句话,就是说清楚可以复制给其他创新业务团队的方法。


4. 如何击穿:在这个问题上,我给张进提出的建议是:“想清楚是要自己做,还是要和团队一起做”。张进说年底事儿太杂了,这个事情,还是需要调动团队的智慧,用真实的小故事,用领导可以听得懂的方法论来展示。


5. 如何改进:张进原本的想法是,让团队听完之后给意见。但我听说他类似的东西已经讲了很多次,麻木了。手下也不敢说实话。所以我提议他不如找几个不相干的高级管理者,给他们讲,听他们真实的意见。再根据他们客观的反馈进行改进;同时盯住最新的汇报要求,不要忽视了新变化。

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五、案例分享:中型职能团队的汇报


案例背景:


李省是一个互联网公司的人力部门领导,她所在公司的老业务在2021年受到极大的阻力;为此公司组建了独立团队,正在延伸第二曲线。面对老业务和新业务的需求,李省和团队一起加班加点,尽心尽力地响应需求,也妥善完成了人员优化。


汇报痛点:


李省告诉我,她所在的公司,是一个有点家族气息的民营企业,董事长和总经理是两口子,他们和团队都是业务出身,有点草莽英雄的气质。而她是一个典型的职业经理人,她组建的团队也极为敬业,但是长期以来她都有一个痛点,就是不知道该如何展示价值。HR没有光鲜亮丽的业务数据,也没有和客户直接对接的故事,甚至今年因为业务不顺,人员优化她们也没少受气。李省很担心这次汇报,不是为了她自己,而是为了手下的这个团队。


原来的思路:


李省原本想突出的点是今年的多样化服务,因为这一年来她们干的事情太多了。她打算把汇报时间分别放在个税调节、户口办理、招聘、培训,用大量的数据展示自己的成果;但她担心的是,自己没法展示到底给业务带来了什么价值。领导们不普遍是业务出身,很多人力细枝末节的工作他们不太了解。


基于“一”思维重新设计汇报思路:


1. 问题是什么:解决年终的部门职能汇报问题。


2. 一是什么:我问李省,你们公司的领导听汇报,是真的想听你做了多少工作吗?那么有限的时间你能做到吗?更深层次来说,对于这样一家企业,你这个部门存在的意义到底是什么呢?由此她回想起过去和业务部门并肩作战的经历……反复思考后,找出了一个本质认知:深度支持业务。汇报时她的部门做了什么并不是最重要的,关键在于有限的时间里,她能否真实展示对于业务的支持效果。


3. 击穿什么:想通了本质需求,聪慧的李省就知道她要击穿的不再是那些工作类型,而是更加可感知的一个方向。在这个阶段,我请李省回想了业务部门对HR们最感谢的一件事是什么。她反复思考后找出了一个点:“及时”。就是这么多人力工作,细节对方是不了解的,但唯一他们能够感受到的是及时。反过来说,那几次被埋怨,也是因为响应不够敏捷,忽视了对方需求的急迫性。而她们这个团队的优势就是敬业、专业,所以未来公司越是业务变化快,HR就越要提高反应速度,用最及时稳妥的服务,支持好业务。


4. 如何击穿:我了解了这家公司领导的风格,站在她们的角度问李省,就算你说的都对,可会不会有点缺乏说服力呢?李省于是决定调整汇报思路,一方面要请业务团队反馈;另一方面要抓住她们关心的数据,比如“到岗天数”。这期间李省还想到了一点,就是领导其实担心万一她离职怎么办,所以还要保证经验沉淀,把反馈时间纳入工作标准。这样她团队的能力也得到了展示。


5. 如何改进:思路有了,如何验证和改进呢?人力工作细致分散,最忌讳浮夸和想当然。所以我请李省在供求两方面分别沟通,一方面和员工沟通是否可行,一方面和业务沟通是否可信。汇报不一定要很靓丽,但是要务实干练、重点突出。



六、回归一思维:年终汇报的本质到底是什么


以上两个案例,分别从业务和职能的角度,对一思维在准备汇报时的应用进行了说明。我们每个人面对的情况不同,现实的痛点也不同,还需要再从特殊回到一般,探索一下汇报的本质到底是什么。


1. 回归概念,到底什么是年终汇报


年终汇报之所以存在,是因为现代企业信息高度分散,决策者需要从整体上,全面了解这一年的经营管理情况,为未来的发展提供决策依据。


同时,从组织角度,只有充分了解,决策者才能给员工进行科学评价。而站在员工的角度,首先是希望自己(团队)一年的成绩得到展示和认可,更希望得到高管们的良性反馈和工作建议。


年终汇报有三个关键要素:第一是信息,第二是汇报对象,第三是有限的时间。在有限的时间内,如何高效地把你的信息传递出来,满足汇报对象的需求,是年终汇报的关键。


所以年终汇报,说到底是一个多维度、短时间、高密度信息传递的场域。再提炼一句:它是一个信息交互场。



2. 聚焦本质,汇报的本质需求是什么


在这样一个特殊的场域里,决定性因素是汇报对象的实际感受。而汇报对象无论是男是女是老是少,是科技范儿还是业务范儿,共性的特点都是人。在一个有限时间里获取大量高密度信息,对于任何人的大脑都是挑战。


所以从生理学的基本原理来看,对方一定是需要简练清晰、层次分明、便于理解的信息;


而从心理学和经济学的角度,都有一个特别基本的原理,就是价值源于稀缺,如果我们不能传递出超过对方预期的高价值信息,讲的越多失败风险就越大;


从价值观角度,优秀管理者普遍痛恨的就是造假和浮夸,因此真实也是年终汇报的刚需


综上,我对汇报需求的本质认知,就是内容真实*价值稀缺*便于理解,再提炼一下,就是汇报对象视角。



3. 抓住关键,成功的汇报要击穿什么


基于这样的本质认知,我们要怎样传递好信息呢?其实汇报对象(以下简称用户)需求的信息,可以分为三个层次:


第一层是基础需求,就是汇报中该有的信息得有,是已知的已知,不能标新立异,剑走偏锋。如果信息价值感不强,就无法击穿。


第二层是用户的高级需求,就是他想了解但不了解的信息,也就是已知的未知,这部分讲到位,可以击穿但有不确定性。


第三层是用户真正的待办任务,可能是用户自己都没有想过需求,一旦引发对方思考,才会真正击穿。而这些内容,太啰嗦了不行,太复杂了不行,有虚假也不行(会与本质需求矛盾)


所以一句话,我们就是要在有限的时间里,把握汇报对象的未知需求,用80%的时间,精准传递对方真正需要的信息。



4. 提炼原则,要真正击穿所遵循的行动原则是什么


原则一是早做分析:就是趁早换位思考,站在更高的层次上,分析本次汇报对象到底需要什么,找到那个最有价值感的本质需求,以此作为汇报基线。


原则二是专心提炼:基于对需求的把握,和团队一起提炼这一年的价值点。从中舍九取一,找出最值得放大的价值点,专注于用对方听得懂的语言把他最应该知道的信息反映出来。注意,汇报未必都是说好话,敢于揭示风险也很有价值。


原则三是勤于沟通:由于汇报过程中可能存在很多不确定性,所以要及时与相关方面及时沟通、及时调整,防止出现了变化而不知道,蒙着头跑到黑的情况。勤于沟通还要多找“不相干”的人来给意见,防止出现自嗨盲区。


原则四是坚持积极情绪。在一个内卷严重的时代,很多人都患有汇报焦虑症。为此甚至不惜扭曲事实,或者过度夸大。到任何时候,汇报考验的都是人性,赢了汇报输了人品,这样的结果是最遗憾的。所以期望大家在汇报的时候,都不要说谎话,不要刻意逢迎,不要吃独食,不要怨天尤人,哪怕时间再短,都要借助这个场合真诚感恩这一年中帮助过自己的人。


5. 反思迭代,知道自己如何改进


可能看到这里您可能会感慨,道理说的都对,可惜我的汇报已经做完了,这些对我又有什么用呢。其实我对一思维精髓的理解,恰恰在于反思迭代。反思每次汇报的过程,其实就是我们不断成长的过程。


为了便于实践,推荐成甲老师的“成法口决”来进行反思。


成:呈现现实,还原汇报现场到底发生了什么,别人的评价是什么,自己当时真实的体会是什么;


法:就是汇报准备阶段、执行阶段自己内心真实的想法;


口:是通过反思,知道自己在汇报方面的思维出口,哪里是合适的,哪些需要改进;


决:是说自己接下来决定如何行动,短期内该干什么、长期该干什么。做到了这四点,已经完成的汇报也会给你带来更大价值。




七、写在最后:年终汇报最难的,是真实面对自己


写到这里,我已经用“一”思维梳理了年终汇报的主题思路。但行文至此,却总觉得少了点什么。回顾自己经历的各种汇报,被汇报对象认可,得到瞩目与掌声,奖金与荣誉……


这些真的重要吗?别人的观点真的那么重要吗?总是那么重要吗?从我们自己的角度,汇报最难的关口又是什么呢?


我想年终汇报,最难的莫过于真实面对自己,真实地面对这一年的变化、得失、悲喜,自己到底有了哪些源于内心的成长,到底沉淀了哪些更有效的思维模型。回归本质,其实我们自己,才是那个最重要的汇报对象。


本文来自微信公众号:混沌学园 (ID:hundun-university),作者:孙嘉天 混沌学园课程主任 曾担任大型国有企业集团总部HRD,编辑:混沌商业研究团队

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